Предложение, от которого невозможно отказаться: Инструкция для event-площадок

Москва богата на события, и неудивительно, что каждый день в столице появляются новые event-площадки на любой вкус — банкетные и выставочные залы, площадки для конференций, квест-комнаты, мультиформатные пространства. А владельцы уже работающих площадок решают расширить возможности для своих клиентов и задумывают апгрейд имеющихся площадей. И в том, и в другом случаях встает вопрос — а что именно сделать? Какие моменты являются первоочередными для организаторов при выборе площадки и рекомендации ее клиенту?

Первое, что просят у площадки — это схемы. Здесь у многих, даже самых больших и серьезных площадок, встречаются проблемы. Либо схема осталась от предыдущего владельца, и на ней нет каких-то важных элементов, столбов, а порой и нет целых залов, построенных уже новым владельцем. Либо — это схемы БТИ, с которыми event-менеджеру сложно работать, так как они перегружены лишней технической информацией, плохо отпечатаны. Размеры на схемах могут не совпадать с реальностью, а при плотной рассадке важен каждый сантиметр. Нет даже метровой сетки, чтобы первоначально сориентироваться при подготовке первого предложения клиенту.

Так почему бы не подготовить «организаторский пакет схем»:

• чистая, аккуратная, с общей геометрией пространства — для организаторов, чтобы на ней было легко показать клиенту варианты рассадки и расстановки активностей (сразу вставить ее в презентацию и сэкономить кучу времени — поверьте, за последнее вам будут особенно благодарны);
• техническая схема — со всеми лючками, пожарными щитками, высотами, метровой сеткой (чтобы технический директор и организатор могли планировать сет-ап более детально).

3D-модель помещения — необходимость для каждой современной площадки. Никто уже давно не предоставляет материалы в виде карандашных рисунков, клиенты хотят видеть, как будет выглядеть их мероприятие в будущем.

Клиент решил провести свое мероприятие у вас, значит наступает этап детальной проработки проекта и адаптации бурного креатива организаторов под существующие возможности площадки. Поэтому здесь потребуется актуальная техническая документация — электрические мощности, рабочее состояние лючков, расчеты весовых нагрузок потолочных конструкций.

Крайне важно знать актуальную информацию, так как во-первых, это вопрос безопасности гостей, а во-вторых, необходимые условия для осуществления идей клиента.

К сожалению, менеджмент площадок очень часто идет по пути запрещения — от того, что ранее не сталкивались с той или иной идеей (например, полет дронов над людьми — в разрешенном по законодательству РФ формате) или просто «на всякий случай».

Поэтому здесь важно давать своим клиентам правильную, актуальную информацию, а не вынуждать их либо отказываться от своих идей, либо проводить дополнительные проверки.

Помимо решения глобальных моментов (пункт 2), на протяжении всего периода подготовки мероприятия возникает множество мелких и не очень организационных вопросов. И во всех этих моментах площадку представляет конкретный менеджер — это важно для дальнейших отношений с клиентом.

Все зарубежные площадки, на которых нам довелось поработать в Европе, в Азии и Штатах, начиная с выставочных комплексов и отелей, и заканчивая историческими виллами под охраной ЮНЕСКО, и даже католическим храмом, всегда шли нам навстречу. Не сложно представить, какие ограничения, опасения и риски возникали у площадок, когда мы хотели поставить побольше звука, подвесить огромную люстру или поцарапать их историческую мозаику на полу своими фермами. Никогда нам ничего не запрещали «просто так», всегда предлагали пути решения тех или иных вопросов, пусть даже путем дополнительной стоимости). И немаловажный момент — это всегда было вежливо и профессионально.

Организаторы события делают свою работу, стараясь удивить клиента, дать ему максимально крутое мероприятие, с большим количеством фишек и необычных решений. Они не знают площадку так, как знает ее владелец. И им нужна вежливая и умная принимающая сторона.

В каждом мероприятии есть не самый интересный организационный момент, часто вызывающий разногласия — это документация, а точнее вопросы разграничения ответственности и страхования обоюдных рисков.

Все моменты, описанные в предыдущем этапе, зачастую решается различными актами разграничения ответственности, актами приема площадки и прочими документами, в которых фиксируется ответственность сторон. И это правильно. Зачастую неправилен подход в организации данной документации. Если каких-то документов в пакете площадки нет — тут все понятно (нет акта приемки — не найдешь  виновного). Из-за этого некоторые площадки наоборот слишком переусердствуют с количеством документов и для каждой детали требуют письмо на официальном бланке с печатью и подписью генерального. И даже самый ответственный и аккуратный организатор вынужден тонуть в тоннах писем, доверенностей и прочего.

Плохо и то, и то. Задача всей этой документации — обеспечить обоим сторонам комфортную, спокойную работу. Чтобы все стороны правильно понимали свою степень свободы и ответственности друг перед другом. Поэтому важно изначально сформировать правильный, достаточный пакет документов, объяснить приходящим к вам людям на старте, какой документ и зачем нужен — и тогда всем будет комфортно, без лишних взаимных подозрений, работать на благо будущего события.

Заключение

Мысли об улучшении взаимодействия площадок — организаторов — клиентов постоянно крутятся у всех в голове. Возникают различные ситуации, которые получается разрешать путем накопления как позитивного, так и негативного клиентского опыта. И понятно, что найти идеальный алгоритм взаимодействия невозможно. Но это не значит, что не нужно повышать свой уровень день ото дня.