Лето — это маленькая жесть! Или как избежать ошибок при организации оупен-эйра

Лето в самом разгаре — а значит идет пора мероприятий на открытом воздухе! MAX \ MAX productions решили подготовить несколько подсказок для организаторов, которые помогут избежать некоторых неочевидных проблем.

Кондиционирование — для некоторых может звучать банально, но если вы строите шатер для банкета, важно чтобы гостям в нем было комфортно под палящим солнцем. Благо, эта услуга предоставляется в аренду для мероприятий.

Если у вас затяжной монтаж на жаре — необходимо предусмотреть обеспечение питьевой воды для монтажников из расчета 2,5 литра на человека в день. Конечно, на небольших монтажах подрядчики справляются с этим вопросом сами, но, при продолжительности работы в несколько дней, неплохо было бы озаботиться этим и организатору.

При планировании уличного монтажа — не забудьте про генератор, начиная с первого монтажного дня, чтобы обеспечить как работу штабных палаток, так и элементарную зарядку шуруповертов. И то же касается демонтажа — хоть мероприятие и закончилось, тем не менее монтажники также пользуются своими палатками и инструментами.

Лето в России довольно обманчивое явление. Опять же, если у вас долгий монтаж, захватывающий и ночное время, предусмотрите в палатки организаторов и техников обогреватели. Это касается и теплой одежды — не удивляйтесь, может понадобиться даже зимняя куртка.

Если вы застраиваете сценические конструкции в воде — то вам потребуются услуги аквалангистов, даже если водоем неглубокий (например, бассейн). В таком случае следует учитывать, что в работе аквалангистов есть некоторые особенности: 1) им всегда требуется палатка с обогревателем / теплое помещение, в котором они восстанавливаются между погружениями; 2) у аквалангистов есть строго регламентированная разрешенная продолжительность работы. Уговорить их поработать сверхурочно не получится, даже за дополнительную плату.

Если от ближайшей асфальтированной дороги до места вашей застройки достаточно далеко, вам будет настоятельно предложено построить свою временную дорогу из бетонных плит для подъезда спецтранспорта (от вилочного погрузчика до «Газели»). Конечно, это недешевое удовольствие, но крайне полезное. Сэкономив, вы рискуете остановить монтаж в дождливую погоду, потому как техника будет вязнуть в земле. А закрыть плиты на время мероприятия возможно искусственным газоном, благо он относительно недорогой.

Также, думаю, многие организаторы сталкиваются с эстетическим отторжением клиентом шатров/навесов/ крыш на случай дождя с формулировкой «Я вам гарантирую, дождя не будет!». Что же, «клиент всегда прав», но включить в смету страхование оборудования от возможных повреждений все же стоит. Иначе прокатная компания выставит счет за ремонт/приобретение нового пульта (взамен залитого дождем) вам, а это достаточно дорогое удовольствие.

Еще один момент, который часто выпадает из чек-листа и решается «на месте», — это освещение площадки монтажа в ночное время. Конечно, некоторые подрядчики сами предусматривают себе некий дежурный свет, но чаще всего такого света всем недостаточно, особенно если у вас много различных зон, и не все работают в зоне основной сцены. Стоит озаботиться этим вопросом заранее и, совместно с техническим директором, составить план освещения на монтаже. Да, это может потребовать дополнительного заказа недорогих приборов, но, согласитесь, с нормальным освещением работать удобнее, а главное быстрее, чем в темноте.

Надеемся, эти советы окажутся полезными. А вообще, всем отличного лета и никакого дождя! Хотя бы в день мероприятия :)